Abgabestelle, Sammelstelle, regionales Lager: Definitionen und Aufgaben
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- Abgabestelle
- Sammelstelle
- Regionales Lager
- Zentrallager
1. Abgabestelle
Definition:
„Laden um die Ecke“ wie z.B. Apotheke, Optiker, Boutique ggf. auch Privathaushalt, bei dem Päckchen abgegeben werden können. Lagerkapazität i.d.R. bis ca. 100 Päckchen.
Erforderliche Daten:
- Name und vollständige Anschrift der Abgabestelle
- Name des Ansprechpartners (vor Ort in der Abgabestelle)
- Telefonnummer und Mail-Adresse des Ansprechpartners
- Öffnungszeiten / Abgabezeiten / Letzter Annahmetag
- Ansprechpartner von Seiten des Serviceclubs (Besteht Kontakt zum örtlichen Organisator?)
Aufgabe der Abgabestelle:
- Päckchen annehmen, zwischenlagern und an eine Sammelstelle/ein Regionales Lager weitertransportieren oder alternativ an einen vor Ort sammelnden Club übergeben.
Es ist dafür eigenständig zu klären bzw. zu organisieren, an wen? wann? die erhaltenen Päckchen weitergegeben werden müssen. Der Anliefer-/ ggf. Abholtermin ist frühzeitig zu klären und die voraussichtliche Päckchenanzahl (Schätzung) der annehmenden Stelle mitzuteilen.
Abgabemöglichkeit sind unter https://weihnachtspaeckchenkonvoi.de/sammelstellen/ zu finden. Die dortigen Termine für die letzte Annahme von Päckchen sind unbedingt zu beachten!
Sofern keine Abgabemöglichkeiten in der Nähe vorhanden sind, die Päckchen nicht selbst weitertransportieren werden können und auch keinen Kontakt zu einem der vier Clubs von Ladies’ Circle, Round Table, Agora Club Tangent oder Old Tablers besteht, ist bitte schnellstmöglich Kontakt unter Sammelstellen@wpk-ggmbh.de aufzunehmen.
- Den Transportkostenzuschuss in Höhe von 2 €/Päckchen von den Päckchenpackern einsammeln und bis spätestens zum 01.12.2023 überweisen an
Stiftung Round Table Deutschland
IBAN DE20 5502 0500 0000 0019 54, Bank für Sozialwirtschaft AG, Mainz
Verwendungszweck „Weihnachtspäckchenkonvoi“ oder „WPK“
oder alternativ dem vor Ort sammelnden Club übergeben
Aufgabe der zuständigen Organisatoren vor Ort:
(Ladies, Tangents, Tabler, Old-Tablers, Freunde des Konvois)
- Informieren über Ablauf im Vorfeld
- Fungieren als Ansprechpartner vor Ort
- Organisieren bzw. klären den Transport der Päckchen zur Sammelstelle oder zum Regionalen Lager
2. Sammelstelle
Definition:
Sammelplatz mit größeren Lagerkapazitäten als die Abgabestelle, bei dem einzelne Päckchen abgeben und Päckchen aus „überfüllten“ Abgabestellen angeliefert werden können. Lagerkapazität i.d.R. bis ca. 750 Päckchen.
Erforderliche Daten:
- Name und vollständige Anschrift der Sammelstelle
- Name des Ansprechpartners (vor Ort in der Sammelstelle)
- Telefonnummer und Mail-Adresse des Ansprechpartners
- Öffnungszeiten / Abgabezeiten / Letzter Annahmetag
- Ansprechpartner von Seiten des Serviceclubs (Besteht Kontakt zum
örtlichen Organisator?)
Aufgaben der Sammelstelle:
- Päckchen annehmen, lagern und termingerecht an ein Regionales Lager weitertransportieren oder alternativ an einen vor Ort sammelnden/ betreuenden Club übergeben.
- Es ist dafür eigenständig zu klären bzw. zu organisieren, an wen? wann? die erhaltenen Päckchen weitergegeben werden müssen. Der Anliefer-/ ggf. Abholtermin ist frühzeitig zu klären und die voraussichtliche Päckchenanzahl (Schätzung) dem Regionalem Lager/Club mitzuteilen.
Regionale Lager sind unter https://weihnachtspaeckchenkonvoi.de/sammelstellen/ zu finden. Die dortigen Termine für die letzte Annahme von Päckchen sind unbedingt zu beachten!
Sofern keine Abgabemöglichkeiten in der Nähe vorhanden sind, die Päckchen nicht selbst weitertransportieren werden können und auch keinen Kontakt zu einem der vier Clubs von Ladies’ Circle, Round Table, Agora Club Tangent oder Old Tablers besteht, ist bitte schnellstmöglich Kontakt unter Sammelstellen@wpk-ggmbh.de aufzunehmen.
- Sichtkontrolle durchführen, augenscheinlich defekte oder ungeeignete Päckchen aussortieren und ggf. Mängel beseitigen, sofern dies nicht vom betreuenden Club übernommen wird
- Den Transportkostenzuschuss in Höhe von 2 €/Päckchen von den Päckchenpackern einsammeln und bis spätestens zum 1.12.2023 überweisen an
Stiftung Round Table Deutschland
IBAN DE20 5502 0500 0000 0019 54, Bank für Sozialwirtschaft AG, Mainz
Verwendungszweck „Weihnachtspäckchenkonvoi“ oder „WPK“
oder alternativ dem vor Ort sammelnden Club übergeben
- Päckchen vorsortieren und sortenrein in Umkartons verpacken.
WICHTIG:
In diesem Fall ist anhand der zugeteilten persönliche ID-Nummer die Päckchenanzahl zu melden. Die Sammelstellen werden darüber im Rahmen einer Mail informiert.
Umkartons dafür sind ausschließlich bei den Regionalen Lagern erhältlich, die dort von den Sammelstellen frühzeitig bestellt werden müssen.
Außerdem ist in diesem Falle zwingend eine Sichtkontrolle der Päckchen erforderlich! (augenscheinlich defekte oder ungeeignete Päckchen aussortieren und ggf. Mängel beseitigen)
Aufgabe der zuständigen Organisatoren vor Ort:
(Ladies, Tangents, Tabler, Old-Tablers, Freunde des Konvois)
- Information über Ablauf des Weihnachtspäckchen-Sammel-Prozesses im Vorfeld
- Erster Ansprechpartner vor Ort
- Unterstützung bei der Sichtkontrolle/Mängelbeseitigung und sortenreinen Verpackung der Einzelpäckchen in Umkartons
- Organisation/Klärung des Transportes der Päckchen zum regionalen Lager
3. Regionale Lager
Definition:
Großer Sammelplatz, wie z.B. Spedition, Messehalle, Lagerhalle, wo eine große Zahl von Päckchen gelagert, in Umkartons gepackt und LKW beladen werden. Das regionale Lager muss nicht zugänglich sein, was die Abgabe einzelner Päckchen angeht. Es ist primär Anlaufpunkt für die Organisatoren (Ladies, Tangents, Tabler, Old-Tablers, Freunde des Konvois). Der Kontakt, die Belieferung und die Koordination erfolgen über die Organisatoren. Ein regionales Lager kann auch Einzelpäckchen annehmen. Lagerkapazität > 750 Päckchen.
Erforderliche Daten:
- Name und vollständige Anschrift des regionalen Lagers
- Name des Ansprechpartners (vor Ort des regionalen Lagers)
- Telefonnummer und Mail-Adresse des Ansprechpartners
- Öffnungszeiten / Abgabezeiten / Letzter Annahmetag
- Angabe der Lagerkapazität/ Palettenstellplätze
- Ansprechpartner von Seiten des Service Clubs (Besteht Kontakt zum örtlichen Organisator?)
- Annahmestelle? – wenn ja bei den Öffnungszeiten berücksichtigen
– Angabe zu erforderlichen Beladungsmöglichkeit für LKW (Ladungsrampe, Gabelstapler etc.)
Aufgaben des regionalen Lagers:
- Bereitstellung von Umkartons per Sammelbestellung (separate Mail zu Bestellung der Umkartons folgt) auch für Sammelstellen in der Region (nach Absprache, Sammelstellen nehmen hierzu eigenständig Kontakt mit dem Regionalen Lager auf)
- Beschaffung von EURO-Paletten
- Annahme von Päckchen von Abgabe- und Sammelstellen sowie Einzelpäckchenpackern, abschließende Sichtkontrolle durchführen (augenscheinlich defekte oder ungeeignete Päckchen aussortieren und ggf. Mängel beseitigen), sortieren und sortenrein in Umkartons verpacken
- gepackte Umkartons von Sammelstellen annehmen
- Paletten packen (sortenrein)
- Umkartons ggf. Paletten termingerecht zum Zentrallager transportieren (Terminabsprache unter zentrallager@weihnachtspaeckchenkonvoi.de) oder einen Konvoi begleitenden LKW beladen (Ladezettel erforderlich)
- bei Einzelpäckchenannahme den Transportkostenzuschuss in Höhe von 2 €/Päckchen einsammeln und bis zum 1.12.2023 überweisen an
Stiftung Round Table Deutschland
IBAN DE20 5502 0500 0000 0019 54, Bank für Sozialwirtschaft AG, Mainz
Verwendungszweck „Weihnachtspäckchenkonvoi“ oder „WPK“
- Päckchenanzahl ist anhand der zugeteilten persönliche ID-Nummer zu melden. Hierüber wird im Rahmen einer Mail informiert.
Aufgabe der zuständigen Organisatoren vor Ort:
(Ladies, Tangents, Tabler, Old-Tablers, Freunde des Konvois)
- Information über Ablauf des Weihnachtspäckchen-Sammel-Prozesses im Vorfeld
- Erster Ansprechpartner vor Ort
- Unterstützung bei der abschließenden Sichtkontrolle/ Mängelbeseitigung und sortenreinen Verpackung der Einzelpäckchen in Umkartons
- Erstellung des Ladelisten
- Weiterleitung von gepackten Paletten und Umkartons an das Zentrallager nach vorheriger Anmeldung oder direkte Verladung auf einen Konvoi begleitenden LKW