Der Konvoi fährt vom 2. bis 9. Dezember 2023 nach Bulgarien, Moldawien, Rumänien und in die Ukraine / Polen.
Am 2. Dezember um 10:00 Uhr findet die Verabschiedung des Konvois statt.
Um 11:00 Uhr ist die gemeinsame Abfahrt geplant.
Allgemein
Der Konvoi fährt in die Länder Bulgarien, Moldawien, Rumänien und in die Ukraine / Polen.
Wir führen im Auftrag der vier Vereinigungen – Round Table – Ladies´ Circle – Old Tablers – Tangent Club – und der RTD Stiftung den Weihnachtspäckchenkonvoi durch. Damit übernehmen wir auch die Abwicklung mit allen Sachspenden; Geldspenden verwaltet ausschließlich die RTD Stiftung und stellt die zweckgebundene Spendenverwendung sicher.
Bei deiner Anfrage handelt es sich um Sachspenden, die wir gerne entgegen nehmen.
Bei normalen Sachspenden ist die bevorzugte Abwicklung, dass zusammen mit den Sachspenden von der Firma eine sog. „Pro-Forma-Rechnung“ ordentlich ausgestellt wird. Gleichzeitig vermerkt die spendende Firma auf dem Rechnungstext, dass sie sich mit einem Zahlungsausgleich in Form einer Spendenbescheinigung einverstanden erklärt.
Bei gebrauchten Gegenständen oder Gegenständen bei denen es keine ordentliche Rechnung gibt, sind wir von den Steuerbehörden verpflichtet, die tatsächlichen Marktwerte stichprobenartig zu prüfen bevor wir eine entsprechende Spendenbescheinigung ausstellen. Hier bitten wir um euer Verständnis, aber fehlerhafte Spendenbescheinigungen können eine rechtliche Auswirkung für den Aussteller haben, also uns. In diesen Fällen wären wir euch dankbar, wenn ihr mit der Sachspende auch durch eigene Internetrecherche schaut, ob die angegebenen Preise marktüblich sind und uns dieses mitliefert.
In der Regel stellen wir Spendenbescheinigungen innerhalb von einer Woche aus, wenn alle erforderlichen Unterlagen und Informationen vorliegen. Es ist eure Entscheidung, ob wir die Spendenbescheinigung an euch zur Übergabe oder direkt an die spendende Firma senden.
Gerne stellen wir dir Bilder in hoher Auflösung und guter Qualität zur Verfügung.
Schicke uns dazu bitte einfach eine E-Mail an presse@weihnachtspaeckchenkonvoi.de mit einer kurzen Beschreibung, für welchen Zweck du die Bilder benötigst. Wir helfen dir dann mit den passenden Bildern weiter!
Infomaterial
Flyer, Plakate und Danke-Plakate könnt ihr hier bestellen.
Ab 1. Juli könnt ihr die neuen Flyer bestellen! Die Flyer werden zu Sammelterminen voraussichtlich ab Mitte August versandt – genauere Infos zur ersten Aussendung werden wir hier und auf unseren Social Media Kanälen teilen.
Die Flyer aus dem letzten Jahr können weiter verwendet werden.
Aktuelles Infomaterial wie Flyer, Plakate, Presseartikel und Präsentationen kannst du in unserem Download-Bereich finden.
Bitte nutzt auch die Druckvorlagen zum Selbstausdrucken.
Solltest du weiteres, spezielles Material benötigen, so kontaktiere uns bitte über unser Kontaktformular. Wir helfen dir gerne weiter!
Flyer, Plakate und Danke-Plakate könnt ihr hier bestellen.
Ab 1. Juli könnt ihr die neuen Flyer bestellen! Die Flyer werden zu Sammelterminen voraussichtlich ab Mitte August versandt – genauere Infos zur ersten Aussendung werden wir hier und auf unseren Social Media Kanälen teilen.
Die Flyer aus dem letzten Jahr können weiter verwendet werden.
Die Druckdaten stehen euch auch in unserem Download-Bereich zur Verfügung. Damit könnt ihr selbst in einem Copy-Shop oder bei einem Anbieter im Internet Flyer und Plakate drucken.
Flyer, Plakate und Danke-Plakate könnt ihr hier bestellen.
Ab 1. Juli könnt ihr die neuen Flyer bestellen! Die Flyer werden zu Sammelterminen voraussichtlich ab Mitte August versandt – genauere Infos zur ersten Aussendung werden wir hier und auf unseren Social Media Kanälen teilen.
Die Flyer aus dem letzten Jahr können weiter verwendet werden.
Die Druckdaten stehen euch auch in unserem Download-Bereich zur Verfügung. Damit könnt ihr selbst in einem Copy-Shop oder bei einem Anbieter im Internet Flyer und Plakate drucken.
Versandkosten im Rahmen der Bestellung von Flyer & Plakaten fallen für euch NICHT an.
Jeder, der den Weihnachtspäckchenkonvoi unterstützen möchte!
Päckchen & Sammelstellen
Natürlich darfst du dies tun. Bitte kontaktiere uns aber unbedingt frühzeitig unter
sammelstellen@wpk-ggmbh.de, sofern Du keinen örtlichen Ansprechpartner in einem unserer vier Clubs (Round Table, Ladies’ Circle, Old Tablers, Agora Club Tangent) hast und den Weitertransport der Päckchen nicht eigenständig organisieren kannst.
Hier findest du alle Informationen rund ums Päckchen.
Wichtig: Bitte achte darauf, dass der Päckcheninhalt einer der drei Altersgruppen (3-6 Jahre, 7-10 Jahre und 11- 15 Jahre) entspricht und dass das Päckchen nach dem Verpacken gut sichtbar mit dem passenden Aufkleber markiert ist.
Mit dem Konvoi fahren wir Schulen und Kindergärten in den Zielländern an. Deswegen nehmen wir keine Päckchen für Babies und Kleinkinder unter 3 Jahren an. Es besteht keine Infrastruktur, um diese bedarfsgerecht dahin zu bringen, wo sie gebraucht würden.
Es sollte ein handelsüblicher Schuhkarton verwendet werden. Als Orientierungsmaße gelten ca. 32 x 20 x 12 cm.
In den Abgabe- und Sammelstellen sind gepackte Päckchen bis spätestens Mitte November abzugeben, da sie dort für den Transport zu einem regionalen Lager und weiter in unser Zentrallager mit vielen tausend anderen Päckchen fertig gemacht werden müssen.
Je nach Region und Abgabe- bzw. Sammelstelle kann es ggf. aber auch davon abweichende, spätere Termine geben. Schau bitte auf unserer interaktiven Karte, um dich darüber zu informieren.
Eine Übersicht über unsere Abgabe- und Sammelstellen findest du auf dieser interaktiven Karte.
Es sind dort auch die Regionalen Lager verzeichnet.
Außerdem findest du dort unter den einzelnen Einträgen alle wichtigen Informationen zur Kontaktaufnahme und zu den Öffnungszeiten und ob du ggf. auch einzelne Päckchen zu Sammelaktionen in den regionalen Lagern abgeben kannst.
Sollte keine Sammelstelle in deiner Nähe vorhanden sein, dann kontaktiere uns bitte über unser Kontaktformular. Wir helfen dir gerne bei der Suche nach einer Lösung!
Ja, das Päckchen darfst du verschlossen an uns übergeben, sehr gerne liebevoll eingepackt in Geschenkpapier.
Du kannst dich hier anmelden. Informationen zu deinen Aufgaben als Abgabe- oder Sammelstelle findest du unter Sammelstellen, Definitionen und Aufgaben.
Solltest du weitere Fragen haben, dann kontaktiere uns bitte über unser Kontaktformular.
Abgabestellen sind lokale Abgabeorte für Päckchen mit geringeren Lagerkapazität (bis ca. 100 Päckchen).
Sammelstellen nehmen ebenfalls Einzelpäckchen an, besitzen aber eine größere Lagerkapazität (bis ca. 750 Päckchen).
Regionale Lager sind die zentralen, über ganz Deutschland verteilten Zwischenlager, zu welchen Abgabe- und Sammelstellen ihre gesammelten Päckchen anliefern. Von den regionalen Lagern aus werden die in Umkartons und auf Paletten gepackten Päckchen zum Zentrallager weiter transportiert oder ggf. mitfahrende LKWs beladen.
Weitere Informationen zu den jeweiligen Aufgaben findest du unter Sammelstellen, Definitionen und Aufgaben.
Nimm bitte frühzeitig mit dem Ansprechpartner des regionalen Lagers oder des örtlich organisierenden Clubs Kontakt auf, um den Weitertransport zu klären.
Die regionalen Lager findest du gesondert markiert auf dieser interaktiven Karte.
Umkartons können nur von regionalen Lagern bestellt werden. Als Abgabe- und Sammelstellen bzw. als organisierender Club setze dich bitte mit dem regionalen Lager in Verbindung. Diese findest du über die interaktive Karte.
Information für die regionalen Lager:
Bitte berücksichtige, dass du als regionales Lager die Umkartons für die Sammelstellen mitbestellen musst.
Nein. Bitte verwende aus logistischen Gründen (Norm-Maße für maximale Beladung der LKW) nur die von uns zur Verfügung gestellten Umkartons. Diese sind genormt und erleichtern uns das Verladen auf die LKW. Nur so können wir den maximal vorhandenen Platz ausnutzen.
Bitte sortiere die Päckchen in die Umkartons sortenrein nach Geschlecht und Altersstufe.
Anschließend beschrifte den Umkarton bitte mit der enthaltenen Anzahl der Päckchen und der Altersstufe. Die Päckchen dürfen den Karton nicht ausbeulen oder aus dem Karton herausragen. Wichtig ist, dass der Umkarton komplett verschlossen ist.
Das Zentrallager 2023 befindet sich NEU in Eisenach NEU.
Die genauen Informationen zu Adresse und Annahmezeiten folgen.
Google Maps Link
Alle Anlieferungen müssen mit dem Zentrallager abgestimmt werden.
Die Öffnungszeiten werden hier aktualisiert.
Anmeldung ausschließlich über: zentrallager@wpk-ggmbh.de
- Lose Päckchen in hoher Stückzahl (ab 200 Stück) können aus organisatorischen Gründen nur nach vorheriger Absprache und Personalgestellung angenommen werden.
- Es werden keine Sachspenden angenommen
- Alle Anlieferungen müssen bis zum XX.XX. an das Zentrallager gemeldet werden
Alle Anlieferungen müssen mit dem Zentrallager abgestimmt werden.
Die Öffnungszeiten werden hier aktualisiert.
Anmeldung ausschließlich über: zentrallager@wpk-ggmbh.de
- Lose Päckchen in hoher Stückzahl (ab 200 Stück) können aus organisatorischen Gründen nur nach vorheriger Absprache und Personalgestellung angenommen werden.
- Es werden keine Sachspenden angenommen
- Alle Anlieferungen müssen bis zum XX.XX. an das Zentrallager gemeldet werden
Mitfahren
Nach der Registrierung in unserem Konvoi-Informations-System (KIS) kannst du dich entweder als Mitfahrer anmelden, ein Fahrzeug oder eine überregionale Sammelstelle eintragen oder die Anzahl der gesammelten Päckchen melden.
Die Anmeldung für den Konvoi öffnet jährlich am 1. Juli um 12:00 Uhr.
Um beim Weihnachtspäckchenkonvoi mitfahren zu können, musst Du mindestens 18 Jahre alt sein.
Für Kost und Logis vor Ort wird in der Regel ein Betrag in Höhe von 100 € pro Person fällig.
Wenn du bereits am Vorabend der Abfahrt (Fr.) anreisen möchtest, dann reservieren wir gerne ein Hotelzimmer für dich. Die Erfahrung zeigt, dass du hier mit ca. 40 € – 90 € rechnen musst. Das Zimmer zahlst du direkt beim Check In im Hotel.
Die Bestätigung der Mitfahrer erfolgt nach der folgenden Priorisierung:
Mitfahrer mit Kernaufgaben beim Konvoi
- Teamleiter
- LKW- und Busfahrer
- Dolmetscher
- Tourleiter
- Ärzte
- Mitfahrer
Die Reihenfolge aller weiteren Mitfahrer erfolgt in der Regel nach Anmeldedatum im KIS getreu dem Motto „first come first serve“. Es ist also möglich, dass du nicht mitfahren kannst, da wir dir einen Platz nie garantieren können.
Ab Anfang Oktober beginnt die Planung für den Weihnachtspäckchenkonvoi des aktuellen Jahres.
Dann werden die Mitfahrer in Wellen bestätigt, d.h. je nach geschätzter Päckchenanzahl die wir erreichen werden, planen wir nach und nach mehr Mitfahrer ein.
Leider ist es uns aus logistischen Gründen nicht möglich, schon früher, geschweige denn mit einer festen Anzahl an Mitfahrern zu planen und Euch entsprechend zu bestätigen.
Somit kann es durchaus sein, dass du erst im November eine Bestätigung von uns erhälst. Vielen Dank für dein Verständnis!
Grundsätzlich ist dies möglich. Teile uns bitte bei deiner Anmeldung als Mitfahrer im entsprechenden Drop-Down-Menü mit, in welches Land du gerne reisen möchtest. Wenn wir die Möglichkeit haben, versuchen wir natürlich eure Wünsche zu berücksichtigen.
Da wir aber für jedes Zielland nur eine begrenzte Anzahl an Plätzen haben kann es durchaus sein, dass wir dich auch einem anderen Zielland zuteilen. Wir hoffen dabei auf dein Verständnis!
Das entscheidet die Teamleitung des jeweiligen Landes. Wenn du eine Wunschtour hast, dann teile uns dies bitte im Infofeld bei der Anmeldung als Mitfahrer mit. Nach Möglichkeit versuchen wir, deine Wünsche zu berücksichtigen.
Bitte habe aber Verständnis, dass wir größere Gruppen selten in eine gemeinsame Tour einteilen können, da die Plätze begrenzt sind. Aber keine Sorge, beim Konvoi sind alle ganz nett und du wirst schnell neue Freundschaften schließen.
Nach der Registrierung in unserem Konvoi-Informations-System (KIS) kannst du dich entweder als Mitfahrer anmelden, ein Fahrzeug oder eine überregionale Sammelstelle eintragen oder die Anzahl der gesammelten Päckchen melden.
Zwei wichtige Hinweise:
-
- Da der Bedarf an LKW abhängig von der Anzahl der Päckchen ist, können wir dir keinen sicheren Platz für deinen LKW garantieren
- Du musst dich trotzdem noch separat als Mitfahrer registrieren. Dies geschieht nicht automatisch mit Anmeldung eines Fahrzeugs.
Sollte eure Frage nicht aufgelistet sein, dann schreibt uns gerne eine E-Mail über unser Kontatkformular!