Allgemein

Der Konvoi fährt vom 01. – 08. Dezember 2018 nach Bulgarien, Moldawien, Rumänien und in die Ukraine.

Wie in den letzten Jahren fahren wir am 01. Dezember 2018 gegen 11:00 Uhr los. Abfahrtsort ist wieder das Gelände der EVONIK in Hanau im Industriepark Wolfgang, Rodenbacher Chaussee 4, 63457 Hanau.

Um 10:00 Uhr findet die Verabschiedung des Konvois in Form einer Pressekonferenz statt.

Der Konvoi fährt in die Länder Bulgarien, Moldawien, Rumänien und in die Ukraine.

Wir führen im Auftrag der vier Vereinigungen – Round Table – Ladies´ Circle – Old Tablers – Tangent Club – und der RTD Stiftung den Weihnachtspäckchenkonvoi durch. Damit übernehmen wir auch die Abwicklung mit allen Sachspenden; Geldspenden verwaltet ausschließlich die RTD Stiftung und stellt die zweckgebundene Spendenverwendung sicher.

Bei deiner Anfrage handelt es sich um Sachspenden, die wir gerne entgegen nehmen.

Bei normalen Sachspenden ist die bevorzugte Abwicklung, dass zusammen mit den Sachspenden von der Firma eine sog. „Pro-Forma-Rechnung“ ordentlich ausgestellt wird. Gleichzeitig vermerkt die spendende Firma auf dem Rechnungstext, dass sie sich mit einem Zahlungsausgleich in Form einer Spendenbescheinigung einverstanden erklärt.

Bei gebrauchten Gegenständen oder Gegenständen bei denen es keine ordentliche Rechnung gibt, sind wir von den Steuerbehörden verpflichtet, die tatsächlichen Marktwerte stichprobenartig zu prüfen bevor wir eine entsprechende Spendenbescheinigung ausstellen. Hier bitten wir um euer Verständnis, aber fehlerhafte Spendenbescheinigungen können eine rechtliche Auswirkung für den Aussteller haben, also uns. In diesen Fällen wären wir euch dankbar, wenn ihr mit der Sachspende auch durch eigene Internetrecherche schaut, ob die angegebenen Preise marktüblich sind und uns dieses mitliefert.

In der Regel stellen wir Spendenbescheinigungen innerhalb von einer Woche aus, wenn alle erforderlichen Unterlagen und Informationen vorliegen. Es ist eure Entscheidung, ob wir die Spendenbescheinigung an euch zur Übergabe oder direkt an die spendende Firma senden.

Gerne stellen wir dir Bilder in hoher Auflösung und guter Qualität zur Verfügung.

Schicke uns dazu bitte einfach eine E-Mail an presse@weihnachtspaeckchenkonvoi.de mit einer kurzen Beschreibung, für welchen Zweck du die Bilder benötigst. Wir helfen dir dann mit den passenden Bildern weiter!

Infomaterial

Aktuelles Infomaterial wie Flyer, Plakate, Presseartikel und Präsentationen kannst du in unserem Download-Bereich finden.

Solltest du weiteres, spezielles Material benötigen, so kontaktiere uns bitte über unser Kontaktformular. Wir helfen dir gerne weiter!

Flyer und DIN A2 und DIN A4 Plakate können über folgendes Formular kostenlos über uns bestellt werden.

Bitte habt Verständnis, dass dies nur so lange möglich ist, wie wir Flyer und Plakate auf Lager haben. Anschließend stehen euch die Druckdaten in unserem Download-Bereich zur Verfügung. Damit könnt ihr selbst in einem Copy-Shop oder bei einem Anbieter im Internet Flyer und Plakate drucken.

Flyer und DIN A2 und DIN A4 Plakate können über folgendes Formular kostenlos über uns bestellt werden.

Bitte habt Verständnis, dass dies nur so lange möglich ist, wie wir Flyer und Plakate auf Lager haben. Anschließend stehen euch die Druckdaten in unserem Download-Bereich zur Verfügung. Damit könnt ihr selbst in einem Copy-Shop oder bei einem Anbieter im Internet Flyer und Plakate drucken.

Versandkosten im Rahmen der Bestellung von Flyer & Plakaten fallen für euch NICHT an.

Jeder, der den Weihnachtspäckchenkonvoi unterstützen möchte!

Päckchen & Sammelstellen

Dies ist je nach Region und Sammelstelle unterschiedlich. Grundsätzlich kann man sagen, dass das fertig gepackte Päckchen i.d.R. Anfang/Mitte November bei der Sammelstelle sein muss, da es dort für den Transport in unser Zentrallager mit vielen tausend anderen Päckchen fertig gemacht werden muss.

Welche Sammelstelle bei euch in der Nähe ist und wie dort die Öffnungszeiten sind, könnt ihr dieser interaktiven Karte entnehmen.

Sollte keine Sammelstelle in eurer Nähe sein, dann kontaktiert uns bitte über unser Kontaktformular. Wir helfen euch gerne bei der Suche nach einer Lösung!

Ja, das Päckchen darf verschlossen an uns übergeben werden, sehr gerne liebevoll eingepackt in Geschenkpapier.

Nach der Registrierung in unserem Konvoi-Informations-System (KIS) kannst du dich entweder als Mitfahrer anmelden, ein Fahrzeug oder eine überregionale Sammelstelle eintragen oder die Anzahl der gesammelten Päckchen melden.

Umkartons kannst du ab Anfang Oktober unter folgendem Formular bestellen.

Bitte bedenke, dass wir zwar die Kosten für die Umkartons und den Versand übernehmen, diese jedoch das Konvoibudget sehr belasten. Daher bitten wir dich, nur die wirklich notwendige Menge an Umkartons zu bestellen.

Eine gute Möglichkeit, um Versandkosten zu sparen: solltet ihr die Möglichkeit zur Zwischenlagerung haben, dann bestell doch eine größere Menge und verwende die Umkartons für die nächsten Jahre.

Vielen Dank für dein Verständnis!

Nein. Bitte aus logistischen Gründen (Norm-Maße für maximale Beladung der LKW) nur die von uns zur Verfügung gestellten Umkartons verwenden. Diese sind genormt und erleichtern uns enorm das Verladen auf die LKW und wir nutzen den maximal vorhandenen Platz aus. Bestellen könnt ihr die Umkartons über folgendes Formular.

Wie man einen Umkarton und/oder eine Palette richtig packt, könnt ihr der Packanleitung in unserem Download-Bereich entnehmen.

Die Öffnungszeiten des Zentrallagers sind wie folgt:

Die Öffnungszeiten des Zentrallagers sind gegen Ende August verfügbar

Bitte beachte, dass aus logistischen Gründen ausschließlich zu den dort aufgeführten Zeiten eine Anlieferung von Päckchen möglich ist.

Bitte meldet eure Anlieferungen per E-Mail an zentrallager@weihnachtspaeckchenkonvoi.de an.

Das Zentrallager wird dieses Jahr freundlicherweise von der Spedition Raben in Koblenz zur Verfügung gestellt. Die Adresse lautet:

ELI-Lagerhaus GmbH

August-Horch-Straße 24 – 26, 56070 Koblenz

Eine Übersicht über regionale Sammelstellen findest du auf unserer interaktiven Karte.

Überregionale Sammelstellen sind die zentralen, über ganz Deutschland verteilten Zwischenlager, an welchen regionalen Sammelstellen ihre gesammelten und z.T. bereits fertig konfektionierten Paletten anliefern können.

Von diesen überregionalen Sammelstellen aus werden die Paletten zum Zentrallager weiter transportiert.

Die überregionalen Sammelstellen findet Ihr gesondert markiert auf dieser interaktiven Karte.

An regionale Sammelstellen werden i.d.R. kleinere, lose Päckchenmengen geliefert. Diese verpacken die Päckchen in Umkartons und transportieren sie zu einer überregionalen Sammelstelle.

Die überregionalen Sammelstellen packen nach Bedarf noch lose Päckchen in Umkartons und diese auf Paletten. Anschließend organisiert die überregionale Sammelstelle den Transport in das Zentrallager.

Im Zentrallager werden die fertigen Paletten gesammelt. Dort werden, aufgrund des hohen logistischen Aufwands, nach Möglichkeit keine losen Päckchen mehr angenommen. Kurz vor Abfahrt werden dann die LKW beladen, damit sie anschließend die Päckchen in die Zielgebiete transportieren können.

Mitfahren

Nach der Registrierung in unserem Konvoi-Informations-System (KIS) kannst du dich entweder als Mitfahrer anmelden, ein Fahrzeug oder eine überregionale Sammelstelle eintragen oder die Anzahl der gesammelten Päckchen melden.

Die Anmeldung für den den nächsten Konvoi ist immer ab 1. Juli, 12 Uhr möglich.

Für Kost und Logis vor Ort wird in der Regel ein Betrag in Höhe von 70 € pro Person fällig.

Wenn du bereits am Vorabend der Abfahrt (Fr.) anreisen möchtest, dann reservieren wir gerne ein Hotelzimmer für dich. Die Erfahrung zeigt, dass du hier mit ca. 35 € rechnen musst. Das Zimmer zahlst du direkt beim Check In im Hotel.

Die Bestätigung der Mitfahrer erfolgt nach folgenden Kriterien:

Mitfahrer mit für den Konvoi wichtigen Aufgaben (z.B. Verpflegung, Tourleiter, Teamleiter) -> LKW- und Busfahrer -> Dolmetscher -> Ärzte -> Mitfahrer.

Die Reihenfolge aller weiteren Mitfahrer erfolgt nach Anmeldedatum im KIS getreu dem Motto „first come first serve“.

Ausnahme: Die Anmeldung für den nächsten Konvoi öffnet immer am 1. Juli um 12 Uhr. Damit diejenigen nicht benachteiligt werden, die sich an diesem Tag um diese Uhrzeit nicht anmelden können, gibt es für die erste Mitfahrer-Welle ein „Anmeldezeitfenster“ vom 1. Juli, 12 Uhr bis 3. Juli, 12 Uhr.

Alle Mitfahrer, die sich in diesem Zeitraum anmelden, werden nach zufälliger Reihenfolge bestätigt. Hier gilt nicht first come, first serve. Alle Mitfahrer, die sich nach dem 3. Juli um 12 Uhr anmelden, werden nach den normalen Kriterien bestätigt.

Es kann also sein, dass du unter bestimmten Umständen nicht mitfahren kannst, da wir dir einen Platz nie garantieren können. Wir danken dir für dein Verständnis und deine Unterstützung des Weihnachtspäckchenkonvois!

Die Wartenummer im KIS haben wir eingefügt, um dir einen groben Anhaltspunkt über die Wahrscheinlichkeit zu geben, ob du noch beim Konvoi mitfahren kannst oder nicht.

Bitte beachte, dass dies nicht dem tatsächlichen Warteplatz entspricht, da wir trotzdem nach den üblichen Kriterien Mitfahrer bestätigen!

Beispiel: Du hast die Wartenummer 1. Trotzdem werden Mitfahrer bestätigt, die eine höhere Wartenummer haben als du. Dies kann mehrer Gründe haben, beispielsweise

  • werden noch LKW-Fahrer benötigt
  • werden noch Dolmetscher benötigt
  • es ist in einem Land ein Platz frei geworden, für das du dich nicht angemeldet hast
  • etc.

Daher unsere Bitte: Es soll nur als Anhaltspunkt dienen und ist keine Garantie für einen Platz als Mitfahrer.

Vielen Dank für dein Verständnis und deine Unterstützung des Weihnahctspäckchenkonvois!

Grundsätzlich ist dies möglich. Teile uns bitte bei deiner Anmeldung als Mitfahrer im entsprechenden Drop-Down-Menü mit, in welches Land du gerne reisen möchtest. Wenn wir die Möglichkeit haben, versuchen wir natürlich eure Wünsche zu berücksichtigen.

Da wir aber für jedes Zielland nur eine begrenzte Anzahl an Plätzen haben kann es durchaus sein, dass wir dich auch einem anderen Zielland zuteilen. Wir hoffen dabei auf dein Verständnis!

Das entscheidet die Teamleitung des jeweiligen Landes. Wenn du eine Wunschtour hast, dann teile uns dies bitte im Infofeld bei der Anmeldung als Mitfahrer mit. Nach Möglichkeit versuchen wir, deine Wünsche zu berücksichtigen.

Bitte habe aber Verständnis, dass wir größere Gruppen selten in eine gemeinsame Tour einteilen können, da die Plätze begrenzt sind. Aber keine Sorge, beim Konvoi sind alle ganz nett und du wirst schnell neue Freundschaften schließen.

Nach der Registrierung in unserem Konvoi-Informations-System (KIS) kannst du dich entweder als Mitfahrer anmelden, ein Fahrzeug oder eine überregionale Sammelstelle eintragen oder die Anzahl der gesammelten Päckchen melden.

Zwei wichtige Hinweise:

  • Da der Bedarf an LKW abhängig von der Anzahl der Päckchen ist, können wir dir keinen sicheren Platz für deinen LKW garantieren
  • Du musst dich trotzdem noch separat als Mitfahrer registrieren. Dies geschieht nicht automatisch mit Anmeldung eines Fahrzeugs.

Sollte eure Frage nicht aufgelistet sein, dann schreibt uns gerne eine E-Mail über unser Kontatkformular!